4 sierpnia 2005r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005r., Nr 133, poz. 1119).

Na fakturach papierowych powinny znajdować się wyrazy "oryginał" i "kopia". Nie ma to zastosowania w e-Fakturze, ponieważ uniemożliwiłoby to zagwarantowanie integralności danych na fakturach.

Akceptacja

Faktura zgodnie z rozporządzeniem wymaga akceptacji, czyli zgody na jej wystawienie i przesłanie w formie elektronicznej. Akceptacja elektronicznej formy faktury następuje w formie oświadczenia na piśmie lub oświadczenia w formie elektronicznej (opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym albo poprzez wymianę danych elektronicznych EDI). Dopuszczalna jest wyłącznie akceptacja bezterminowa do czasu cofnięcia jej przez odbiorcę faktury.

Jako że w rozporządzeniu mowa jest o cofnięciu akceptacji i skutkach tego cofnięcia od dnia nastepnego po dniu jego otrzymania przez wystawcę faktury (a nie w dacie określonej w oświadczeniu o cofnięciu), to należy uznać, że dopuszczalna jest wyłącznie akceptacja bezterminowa, na czas nieokreślony, tzn. do czasu cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktur.

Fakturowanie

Wystawca wystawia fakturę w dowolnej postaci i zapisuje w pliku. Faktura jest wysyłana/udostępniana dla odbiorcy w formie elektronicznej przy pomocy urządzeń do przetwarzania oraz przechowywania danych wykorzystujących techniki teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków jak np. email, cd-rom lub poprzez udostępnienie pliku do pobrania ze strony www.

Faktura powinna być wystawiona i przesłana wraz z podpisem elektronicznym (art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późń. zm.) weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub może być wystawiona i przesłana poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Forma wystawionej faktury (papierowa czy elektroniczna) jest zależna od wystawcy. W formie elektronicznej muszą być jednak wystawione faktury korygujące i duplikaty do faktur wystawionych elektronicznie. Wyjątkiem mogą być jedynie przeszkody formalne lub techniczne jeśli:

• wystawca nie dysponuje już bezpiecznym podpisem elektronicznym;
• odbiorca cofnął akceptację,
• nastąpiła awaria sprzętu (uwaga - nie sposób po usunięciu usterki zweryfikować prawdziwości oświadczenia o awarii).

Przechowywanie

Obowiązki w zakresie przechowywania e-faktur dotyczą zarówno podatników wystawiających, jak i otrzymujących e-faktury.

Zarówno podatnicy jak i otrzymujący e-faktury powinni przechowywać przesłane oraz otrzymane faktury:

• w formie elektronicznej;
• w formacie, w którym zostały przesłane,
• w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia:
• w sposób gwarantujący integralność ich treści,
• w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania;
• w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur.

e-Faktury mogą być przechowywane na terytorium kraju lub na terytorium innego kraju UE (np. na zagranicznym serwerze), a termin ich przechowywania jest taki sam jak dla faktur papierowych czyli u podatników podatku dochodowego przez 6 pełnych lat kalendarzowych następujących po roku wystawienia. Jeśli faktura ma być przechowywana w innym kraju UE należy poinformować w formie pisemnej o miejscu jej przechowywania naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celnego (w przypadku podatników podatku akcyzowego).

Obowiązek informowania nie dotyczy osób/jednostek nie będących podatnikami, np. podmiotów zagranicznych albo też osób fizycznych nie występujących w charakterze podatnika VAT.

Zmiana miejsca przechowywania e-faktury za granicą jest dopuszczalna pod warunkiem poinformowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany:

• naczelnika urzędu skarbowego;
• naczelnika urzędu celnego - w przypadku podatników podatku akcyzowego.

Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych obowiązków informacyjnych.

Obowiązek informowania nie dotyczy osób/jednostek nie będących podatnikami, np. podmiotów zagranicznych albo też osób fizycznych nie występujących w charakterze podatnika VAT. Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych obowiązków informacyjnych. e-Faktura nie musi być przechowywana w formie elektronicznej bezpośrednio przez wystawcę czy odbiorcę e-faktury, taka usługa może być zlecona. e-Fakturę może także przechowywać na postawie umowy dla odbiorcy jej wystawca.

Kontrola

W przypadku kontroli podatnik ma następujące obowiązki:

• umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur,w tym
  • umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e- faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur);
  • umożliwić czytelność tych faktur czyli np. udostępnić komputer z oprogramowaniem niezbędnym do odczytania e-faktur;
• udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dot. certyfikatów)

Powyższe obowiązki ciążą na podatniku bez względu na miejsce przechowywania e-faktur - w kraju czy poza jego granicami.